中部VSポセイドン

座学と実践! 学んで終わりではなく、アウトプットの場があるのが箕輪編集室【夕刊ミノ】中部チーム

こんばんは。箕輪編集室中部チームのコナンです。8月21日(水)の夕刊ミノをお届けします。

夏といえばバーベキュー、花火大会、フェスなど魅力的な催し物が盛りだくさんですよね。イベントを企画し実行するまでに、何から始めて良いのか悩む人も多いのではないでしょうか。

箕輪編集室では、実践的な内容を学べる講座が多数開かれています。

その中で中部チームは、6月に「中部相伝~広げて畳むイベント運営の極意~」と題した講座が開かれました。

講座の最後に、参加者で1つイベントを立ち上げることになり、私コナンと6月入会の神ちゃんの2名が企画者となりました。

今回は、イベント運営講座の実践編として企画されたバーベキューイベントを通して、講座で学んだ極意を実際どのように実践していったかをお伝えしていきたいと思います!

※「中部相伝~広げて畳むイベント運営の極意~」の記事から、イベント運営の5つの極意をご確認いただけます。


①協力者を募りメンバーを決める!

イベントを1人で企画・準備をし、当日の仕切りも全て行うと負担がかかり、無理が生じます。まずは何人か実行メンバーを募り、役割分担をすることから始めました。

今回は、企画者の私コナンと神ちゃんに加え、中部リーダーあつしさんとイベント畳み人の岡ちゃんの4人で運営することになりました。

②ミーティングを実施

今回、箕輪編集室に入って初めてのイベント運営ということもあり、最初は不安な気持ちでいっぱいでした。そこで、まずは運営のみなさんとコミュニケーションを取ろうと、オンライン会議アプリzoomで打ち合わせをしました。

撮影:コナン

みんなで会話しながら進めると、役割や作業分担などがスムーズに決まっていき、みるみる不安が解消されていきます。また、話し合うことで、私が思いもよらない素晴らしいアイデアがたくさん出てきました。

そして、文字のやり取りだけよりも、実際に顔を見て声を聞きながら話を進めるほうが、より安心感が増すことを実感しました。役割を決めたあとは、進捗状況をこまめに共有することが重要です。正直、時間と手間が掛かるのですが、疎かにすると勘違いや、思い違いが生じやすいポイントなので意識しました。

また準備物の確認をはじめ、誰が現地に持っていくのか、現地でレンタルするのか、会場の予約は誰がするのか等、事前に誰が何を担当するのかを決めておくのが鉄則。運営の4人でグループチャットを作りこまめに共有し、決まった内容はGoogleスプレッドシートで管理しました。


③告知する

イベントの大枠が決まったら、Facebookのイベントページに投稿します。イベントタイトルは、極意にもあった「イベントのネーミングにこだわる」を実践すべく、なるべく「中部チームらしい目を惹くユニークなタイトルにしよう」ということでーー、

「中部VSポセイドン〜そして神話へ〜」

というインパクトのあるタイトルをつけました。

ちなみに下記写真の彼が、中部チームに所属する「浜名湖のポセイドン」です。

撮影:藤澤厚志

派手な名前をつけるのは気恥ずかしいと思いますが、世の中にはたくさんのイベントが溢れています。ありきたりな名前だとスルーされてしまうので、思い切ってやりました!


④コンテンツ作り

イベント内容を考える際に、どの様なコンテンツを作れば参加者の方に満足してもらえるのか、とても悩みました。「料理上手な福ちゃんになんか作ってもらおうよ」という、リーダーあつしさんの発言に運営だけで作りあげることしか考えていなかった私はハッとしました。

参加者も巻き込んでしまえばいいんだ!

まさに極意の「ターゲットを巻き込む」企画が生まれた瞬間でした。早速福ちゃんにお願いしたところ、秒で快諾。当日は、福ちゃんお手製パスタを作ってくれました!

撮影:コナン

こうして、みなでイベントを作り上げることで一体感が生まれ、より繋がりを深めることができました。


⑤参加者への配慮

極意である「参加者の満足度を上げる工夫をする」を実践するために、参加者の属性に応じたコンテンツ作りを心がけました。

・子どもが来る予定だったので、子どもが遊べる玩具を準備した。
・初対面の方が多いので、積極的にコミュニケーションが取れるような配慮をした。
・食材など参加者のリクエストに応えた。

他にも、SNSに投稿するためにみなで写真を共有し、イベント後にも楽しめる工夫をしたところ、大いに盛り上がりました。


⑥これだけは注意!

実際に運営してみて、非常に重要だと感じたのは参加確認でした。

前日の夜、または当日の朝に、必ず参加者への確認をとることをおすすめします。参加予定の方がキャンセルの連絡を忘れていたり、イベント自体を忘れてしまっていることもありますので、重要です。

また野外イベントなどは、雨天の場合の対応もあらかじめ決めておきましょう。いつまでに判断するかを、当日前までにイベントページや参加者に連絡しておけば、何かあったときにも安心です。


⑦主催者も楽しむ

当日は思い通りに事が進むことの方が少ないくらいです。完璧にやりきろうとせず、主催者も全力で楽しみましょう。私も全力で楽しみました!

以上、私にとって今回のイベント運営は初めての取り組みでしたが、メンバーの支えもあり、無事やり遂げることができました。箕輪編集室は、学ぶだけでなく、実行に移しアウトプットする場があるので、より新しい気づきを得られる場所です。

みなさんも、私たちと一緒に手を動かしてみませんか。

テキスト:コナン
編集:氷上太郎
   土居道子
バナー制作:河地真里

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『多動力』を始めとするヒット作を多く手がける、幻冬舎 箕輪厚介が運営するサロンの公式note。箕輪編集室→https://camp-fire.jp/projects/view/34264 箕輪厚介の会社→https://naminoueshoten.com/
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